​Важные вещи, которые следует учитывать при выборе места проведения мероприятия

Как и большинство координаторов мероприятий, ваша первая задача для любого нового мероприятия - обеспечить место проведения. Это самая важная часть любого события. В большинстве случаев другие детали даже не могут быть согласованы до тех пор, пока не будет решено место.

Кроме того, вам нужно знать место проведения,которое Вы можете выбрать на сайте http://m-event.ru/mesto-provedeniya/ прежде чем вы сможете начать приглашать посетителей и организовывать выступающих и исполнителей.

Несмотря на то, что вы выбираете место первым, это также самое сложное. Здесь есть над чем подумать и много кататься на свой выбор. Вот переменные, которые вы должны учитывать при выборе места.

Используйте этот бесплатный контрольный список, чтобы оценить ваши потенциальные места проведения мероприятия.

Кликните сюда

1. Стоимость (и ваш бюджет)

Как вы можете себе представить, все сводится к стоимости, поэтому мы сначала перечислили ее. Ваше место займет значительную часть вашего бюджета, но не может съесть весь ваш бюджет. Вам все равно придется покупать еду, вывески, расходные материалы и, возможно, развлечения и персонал.

К счастью, у вас есть некоторая свобода в стоимости места проведения вашего мероприятия, если вы хотите быть гибкими с датой вашего мероприятия. Получить цены от мест для разного времени недели, месяца и года. (Например, летний вечер пятницы будет самым дорогим.) Планируйте заранее, насколько это возможно, чтобы получить выгодный тариф бронирования.

2. Атмосфера и настроение

Создание атмосферы, которая относится к вашей теме и привлекает вашу аудиторию, является важной частью организации увлекательного мероприятия. Модификация или украшение места стоит дорого, поэтому разумно выбрать тот, который уже соответствует вашей теме.

Если вы хотите создать роскошную атмосферу, выберите роскошный отель. Если вы хотите создать модную сцену, арендуйте современное пространство. Если вы проводите выставку, выберите что-нибудь промышленное и открытое.

3. Емкость и размер

Каждое здание ограничено количеством людей, которые могут занять его в любое время. Некоторые номера также ограничены. Перед тем, как вы начнете рассылать приглашения, важно убедиться, что место встречи может на законных основаниях и с комфортом разместить ваш список гостей.

Физические размеры также важны. «То, что многие люди упускают из виду, когда думают о размере места, имеет меньшее отношение к вместимости, а больше - к физическому размеру места», - говорит Funny Business. «Важно задавать такие вопросы, как« Насколько плотным будет сидение? »Смогут ли ваши гости свободно перемещаться по пространству зала без каких-либо неудобных помех для их движения? Насколько велико пространство? Это уютно и комфортно? Открыто и просторно? Два зала с одинаковой максимальной вместимостью могут выглядеть совершенно по-разному в зависимости от планировки помещения ».

4. Доступ к Wi-Fi

Сильное подключение к Интернету по всему объекту в наши дни абсолютно необходимо. Ваши посетители ожидают, что смогут проверять свою электронную почту, отправлять смс-сообщения своим друзьям и родственникам, а также публиковать сообщения в социальных сетях на протяжении всего мероприятия, особенно если оно происходит в течение нескольких дней. Убедитесь, что место проведения имеет отличную связь Wi-Fi, которая сильна во всем пространстве.

5. Парковка

Парковка является решающим фактором для многих людей. Им нужно где-то оставить машину, но они не хотят оставлять ее на улице или платить 50 долларов за день.

В идеале на вашем месте должны быть парковочные места, даже если за доступ взимается дополнительная плата. Если парковка важна для ваших гостей, выберите место, которое имеет свою собственную парковку / гараж или место, где парковочное место может быть обеспечено поблизости.

В уникальных ситуациях некоторые координаторы событий предоставляют услугу камердинера для посетителей, даже если место проведения не позволяет. Валеты переправляют машины туда-сюда на соседние участки. (Это решение обычно подходит только для мероприятий с большими бюджетами.)

6. Страхование

Согласно источнику планирования мероприятий BizBash, некоторые объекты не будут иметь с вами дело, если у вас нет соответствующей страховки. Поговорите с местом проведения о том, какой вид страховки необходим и кто должен его предоставить.

Если вам необходимо предоставить страховку полностью или частично, ваш агент по общей ответственности должен быть в состоянии помочь вам в вашем случае. Просто убедитесь, что вы связались с ним или с ней пораньше.

7. Акустика и звук

Если звук в зале слишком тихий или слишком громкий, ваши посетители станут безучастными и скучающими. Никто не хочет втиснуть спереди, чтобы услышать оратора или громко кричать, чтобы пообщаться со своими друзьями.

Место с плохой акустикой не стоит вашего времени, независимо от цены. Низкие потолки усиливают звук. Огромные просторы создают отголоски. Найти место с хорошим балансом. Проверьте это, если нужно.

Copyright © . All Rights Reserved